Datenschutzerklärung

1. Stand dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 01.04.2026 aktualisiert und beschreibt, wie wir personenbezogene Daten im Zusammenhang mit dem Betrieb unserer Website und unserer SaaS-Plattform „K.I TelefonAssistent“ erheben, verarbeiten und nutzen.

2. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Vorschriften ist:

Prozessmeister KI-Agentur
Inhaber: Timo Brandt
Bahrenfelder Chaussee 80
22761 Hamburg
E-Mail: kontakt@meisterview.com
Telefon: Auf Anfrage

Da es sich um ein Einzelunternehmen handelt, ist kein separater Datenschutzbeauftragter bestellt. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an die oben genannte E-Mail-Adresse.

3. Zwecke, Rechtsgrundlagen und Datenkategorien

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die nachfolgend genannten Zwecke erforderlich ist. Im Folgenden informieren wir Sie über die jeweiligen Zwecke der Verarbeitung, die verwendeten Rechtsgrundlagen und die betroffenen Datenkategorien.

Zwecke der Verarbeitung

• Bereitstellung und Betrieb unserer Website und der SaaS-Plattform
• Beantwortung von Kontaktanfragen und Kommunikation mit Interessenten
• Erbringung vertraglicher Leistungen gegenüber unseren Kunden (KI-Telefonassistent)
• Durchführung von Demo-Anrufen auf Anfrage des Nutzers
• Gewährleistung der IT-Sicherheit und Störungsanalyse
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten

Rechtsgrundlagen

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)— Sofern Sie uns eine ausdrückliche Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten erteilt haben, etwa für die Durchführung eines Demo-Anrufs oder die Kalender-Integration.
• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)— Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf Ihre Anfrage hin erforderlich ist.
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)— Soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich ist, beispielsweise zur Sicherstellung des technischen Betriebs, zur Verbesserung unseres Angebots oder zur Verhinderung von Missbrauch.

Kategorien verarbeiteter Daten

• Bestandsdaten (z. B. Name, Anschrift)
• Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer)
• Inhaltsdaten (z. B. Texteingaben, Gesprächstranskripte, Zusammenfassungen)
• Nutzungsdaten (z. B. aufgerufene Seiten, Zugriffszeiten)
• Meta- und Kommunikationsdaten (z. B. IP-Adressen, Geräteinformationen)
• Sprachdaten (z. B. Audioaufnahmen im Rahmen der KI-Telefonie)
• Vertragsdaten (z. B. Vertragsgegenstand, Laufzeit, Tarifmodell)

4. Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website wird bei der Hetzner Online GmbH (Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland) gehostet. Die Server befinden sich in Deutschland. Beim Aufruf unserer Website werden durch den Webserver automatisch sogenannte Server-Logfiles erhoben, die Ihr Browser übermittelt. Diese umfassen:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• Aufgerufene URL und Referrer-URL
• Verwendeter Browser und Betriebssystem (User-Agent)
• Übertragene Datenmenge und HTTP-Statuscode

Diese Daten werden ausschließlich zur Sicherstellung eines störungsfreien Betriebs der Website sowie zur Analyse und Behebung technischer Fehler verwendet. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen findet nicht statt. Die Logfiles werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb der Website).

5. Cookies und ähnliche Technologien

Unsere Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den ordnungsgemäßen Betrieb des Dienstes erforderlich sind. Es werden keine Marketing-, Tracking- oder Analyse-Cookies gesetzt.

Die Rechtsgrundlage für technisch notwendige Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung und Funktionsfähigkeit des Dienstes). Da wir keine optionalen Cookies einsetzen, ist kein Cookie-Consent-Banner erforderlich.

6. Tracking, Analyse und Marketing

Wir verzichten bewusst auf den Einsatz von Tracking- und Analyse-Tools von Drittanbietern. Es werden keine Cookies zu Marketing- oder Statistikzwecken gesetzt. Insbesondere nutzen wir kein Google Analytics, kein Meta Pixel, kein Hotjar und keine vergleichbaren Dienste. Ihre Nutzung unserer Website wird nicht zu Werbezwecken ausgewertet oder an Dritte weitergegeben.

7. Telefonie und Sprachverarbeitung

Kern unseres Produkts ist ein KI-Telefonassistent, der eingehende Anrufe automatisiert entgegennimmt und Gespräche führt. Dabei werden die folgenden personenbezogenen Daten verarbeitet:

• Telefonnummer des Anrufers
• Audiodaten des Gesprächs (temporär während der Sitzung)
• Automatisch erstellte Transkription des Gesprächs
• Zusammenfassung des Gesprächsinhalts
• Extrahierte Daten (z. B. Name, Anliegen, Terminwunsch, Kontaktdaten)

Die Sprachverarbeitung in Echtzeit erfolgt durch unseren Technologiepartner Retell AI (Retell AI Inc., San Francisco, CA, USA). Die Audiodaten werden während der Übertragung verschlüsselt. Nach Abschluss der Sitzung werden die Audiodaten nicht dauerhaft bei Retell AI gespeichert.

Die erzeugten Transkripte und Zusammenfassungen werden in unserer Datenbank (Supabase) abgelegt und den jeweiligen Kunden in ihrem Dashboard zur Verfügung gestellt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber unseren Kunden, die den KI-Telefonassistenten einsetzen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse unserer Kunden an einer effizienten Bearbeitung eingehender Anrufe).

Anrufer werden zu Beginn des Gesprächs darauf hingewiesen, dass sie mit einem KI-gestützten Assistenten sprechen.

8. Demo-Anrufe

Besucher unserer Website haben die Möglichkeit, eine Telefonnummer einzugeben, um einen kostenlosen Demo-Anruf durch unseren KI-Telefonassistenten zu erhalten. Dabei wird ausschließlich die eingegebene Telefonnummer verarbeitet, um den Demo-Anruf durchzuführen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung). Die Einwilligung erfolgt durch aktives Bestätigen der AGB-Checkbox vor Absenden der Anfrage. Die Telefonnummer wird nicht dauerhaft gespeichert und ausschließlich zur einmaligen Durchführung des Demo-Anrufs verwendet.

9. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Nachrichteninhalt) zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zwecks ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung eingehender Anfragen).

10. Kalender-Integration

Unsere Plattform ermöglicht die Anbindung externer Kalender-Dienste — derzeit Microsoft Outlook über die Microsoft Graph API —, um Termine automatisch zu buchen. Diese Integration wird ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers aktiviert. Der Nutzer autorisiert den Zugriff über ein OAuth-2.0-Verfahren und kann die erteilte Berechtigung jederzeit in seinen Kontoeinstellungen widerrufen.

Im Rahmen der Kalender-Integration werden folgende Daten verarbeitet:

• Verfügbare Zeitfenster
• Termintitel, Datum und Uhrzeit
• Optional: Name und Kontaktdaten des Terminpartners

Diese Daten werden ausschließlich für die Terminbuchung verwendet und nicht für andere Zwecke gespeichert oder an Dritte weitergegeben.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

11. E-Mail-Versand

Für den Versand von Transaktions-E-Mails (z. B. Registrierungsbestätigungen, Passwort-Zurücksetzungen, Benachrichtigungen nach Anrufen) nutzen wir den Dienst Resend (Resend Inc., San Francisco, CA, USA). Dabei werden E-Mail-Adressen sowie der jeweilige Nachrichteninhalt an Resend übermittelt. Es werden keine Werbe- oder Newsletter-E-Mails über diesen Dienst versendet.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer zuverlässigen E-Mail-Zustellung). Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) mit Resend liegt vor.

12. Cloud-Dienste und Auftragsverarbeiter

Für den Betrieb unserer Plattform setzen wir verschiedene Cloud-Dienste ein. Mit allen Auftragsverarbeitern wurden Verträge gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, die ein angemessenes Datenschutzniveau sicherstellen.

Supabase

Anbieter: Supabase Inc., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992
Zweck: Datenbankverwaltung und Benutzer-Authentifizierung
Verarbeitete Daten: E-Mail-Adressen, verschlüsselte Passwörter, Sitzungsdaten, Gesprächstranskripte, Anrufdaten
Serverstandort: EU
AVV: Vorhanden

Retell AI

Anbieter: Retell AI Inc., San Francisco, CA, USA
Zweck: KI-gestützte Echtzeit-Sprachverarbeitung für Telefonassistenten
Verarbeitete Daten: Audiodaten (temporär), Telefonnummern
AVV: Vorhanden

Hetzner

Anbieter: Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland
Zweck: Server-Hosting und Infrastruktur
Serverstandort: Deutschland
AVV: Vorhanden

Vercel

Anbieter: Vercel Inc., 440 N Barranca Ave #4133, Covina, CA 91723, USA
Zweck: Frontend-Hosting und Content Delivery (optional)
Verarbeitete Daten: IP-Adressen, Zugriffsmetadaten
AVV: Vorhanden

Resend

Anbieter: Resend Inc., San Francisco, CA, USA
Zweck: Versand von Transaktions-E-Mails
Verarbeitete Daten: E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalte
AVV: Vorhanden

13. Empfänger und Kategorien von Empfängern

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an Dritte weitergegeben, soweit dies zur Vertragserfüllung erforderlich ist, wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder Sie ausdrücklich eingewilligt haben. Empfänger können sein:

• Interne Fachbereiche: Nur befugte Mitarbeiter mit Zugang zu den jeweils erforderlichen Daten
• Auftragsverarbeiter: Die unter Abschnitt 12 aufgeführten Dienstleister, die Daten ausschließlich nach unserer Weisung verarbeiten
• Behörden und öffentliche Stellen:Nur bei gesetzlicher Verpflichtung (z. B. Strafverfolgungsbehörden, Finanzbehörden)

Ein Verkauf oder eine kommerzielle Weitergabe Ihrer Daten an Dritte findet nicht statt.

14. Übermittlung in Drittländer

Einige unserer Auftragsverarbeiter haben ihren Sitz in den USA (Retell AI, Vercel, Resend) bzw. in Singapur (Supabase). Die Übermittlung personenbezogener Daten in diese Drittländer erfolgt auf Grundlage von Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie — sofern anwendbar — unter Berücksichtigung des EU-US Data Privacy Framework (Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission).

Wir stellen durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicher, dass ein dem europäischen Datenschutzniveau vergleichbarer Schutz gewährleistet ist. Auf Anfrage stellen wir Ihnen gerne eine Kopie der getroffenen Garantien zur Verfügung.

15. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Verarbeitungszweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen dies vorschreiben. Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf der gesetzlichen Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

• Vertragsdaten:Für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus gemäß handelsrechtlicher Aufbewahrungspflichten (6 Jahre, § 257 HGB) und steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten (10 Jahre, § 147 AO)
• Anrufdaten und Transkripte: Für die Vertragsdauer des jeweiligen Kunden, sofern keine kürzere Löschfrist vereinbart wurde
• Server-Logfiles: Automatische Löschung nach wenigen Tagen
• Kontaktanfragen: Nach abschließender Bearbeitung, sofern kein Vertragsverhältnis entsteht

16. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Im Rahmen einer Vertragsanbahnung oder eines bestehenden Vertragsverhältnisses sind bestimmte personenbezogene Daten erforderlich, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Vertrags sowie zur Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten notwendig sind. Ohne diese Daten sind wir nicht in der Lage, den Vertrag abzuschließen oder die vereinbarten Leistungen zu erbringen.

Dies betrifft insbesondere die E-Mail-Adresse für die Kontoerstellung sowie die für die Abrechnung notwendigen Daten.

17. Ihre Rechte als betroffene Person

Nach der DSGVO stehen Ihnen folgende Rechte zu, die Sie jederzeit unter der oben genannten Kontaktadresse geltend machen können:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)— Sie haben das Recht, Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten, einschließlich der Verarbeitungszwecke, Datenkategorien und Empfänger.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)— Sie können die Berichtigung unrichtiger oder die Vervollständigung unvollständiger Daten verlangen.
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)— Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern einer der in Art. 17 DSGVO genannten Gründe vorliegt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)— Unter bestimmten Voraussetzungen können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)— Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder deren Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)— Sie können jederzeit gegen die Verarbeitung Ihrer Daten Widerspruch einlegen, sofern die Verarbeitung auf berechtigten Interessen beruht. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, es liegen zwingende schutzwürdige Gründe vor.
• Widerrufsrecht (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)— Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird.

18. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hamburgische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Ludwig-Erhard-Str. 22, 7. OG
20459 Hamburg
Telefon: +49 40 428 54-4040
E-Mail: mailbox@datenschutz.hamburg.de
Website: datenschutz-hamburg.de

19. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen, technische Neuerungen oder Änderungen unserer Datenverarbeitungspraxis anzupassen. Die jeweils aktuelle Fassung ist stets auf unserer Website abrufbar. Sofern Änderungen eine erneute Einwilligung oder eine gesonderte Benachrichtigung erfordern, werden wir Sie entsprechend informieren.

Stand: April 2026