Anrufe weiterleiten
Kunden an Mitarbeiter oder Notfallnummern weiterleiten — inkl. Briefing-SMS.
Weiterleitungsziel einrichten
Im Assistenten-Editor → Tab „Anrufe weiterleiten" → „Ziel hinzufügen". Trage ein: Name des Mitarbeiters, Telefonnummer (E.164: +4915...), optional Zeitfenster (z.B. nur Mo–Fr 8–17 Uhr).
Wo du klicken / schauen musst:
📍 Tab „Anrufe weiterleiten" → Button „+ Ziel hinzufügen"
Wann soll die KI weiterleiten? (Prompt-Regel)
Die KI leitet weiter wenn der Prompt es sagt. Füge hinzu:
„Wenn der Anrufer ausdrücklich nach [Name] fragt, leite ihn weiter."
„Bei Notfällen (starke Schmerzen, Wasserschaden, Einbruch) sofort weiterleiten."
Wo du klicken / schauen musst:
📍 Prompt → Abschnitt „WEITERLEITUNGSREGELN"
Briefing-SMS aktivieren
Aktiviere „Briefing vor Weiterleitung". Der Mitarbeiter erhält dann kurz vor dem verbundenen Anruf eine SMS: „Anruf von [Name]: [Anliegen in 1 Satz]". So kann er sich vorbereiten.
Wo du klicken / schauen musst:
📍 Toggle „Briefing-SMS an Mitarbeiter"
Cascade (Wenn niemand abnimmt)
Wenn das erste Weiterleitungsziel nicht abnimmt, versucht Rufmeister automatisch das nächste. Bis zu 5 Ziele in Folge konfigurierbar. Danach: Rückrufnachricht aufnehmen oder KI-Voicemail.
Weiterleitung testen
Testanruf machen und sagen: „Ich möchte mit [Mitarbeitername] sprechen." Die KI leitet weiter. Auf dem Mitarbeiter-Handy sollte die Verbindung nach 2-5 Sekunden klingeln.
Tipps & Hinweise
- Wichtig: Die Ziel-Nummer muss im E.164-Format sein (+49151...).
- Zeitfenster nutzen: Weiterleitung nur Mo–Fr 9–17 Uhr, danach Rückruf anbieten.
- Bis zu 5 Weiterleitungsziele in Cascade möglich.